みやざきＮＰＯ・協働支援センターのブログ

4月16日に緊急事態宣言の対象地域が全国に拡大されてました。
現在すでに、様々な影響が出ております。
NPO法人においては、4月、5月には総会を実施する団体も多くあります。
新型コロナウィルスの影響下にいおいて総会の実施は、現在避けるべき三密（密閉、密集、密接）の現場になりやすい為、
その実施について、色々と気をもまれている団体もあるかと思います。

つきましては、総会を集まることをせずに成立させるにあたり、下記ご参考くださいませ。
（※各法人によって、定款の内容が違うケースもございますので、各法人の定款に照らし合わせの上ご活用ください。）

総会の開催が困難である場合は以下の手段が考えられます。

★ 定款で「みなし総会」を認めている場合

　2012年の法改正で、NPO法人の正会員全員が総会に付議された事項に同意した場合は、総会を開催したものとみなすという「みなし総会」の規定が設けられています。
　この手法を使う場合、以下のような段取りが考えられます。

（1）正会員に議案書と開催通知文を送付します。

　（通知文例）本来であれば通常総会を開催すべきところですが、昨今の新型コロナウイルス感染症拡大等の情勢を受け、定款第27条3項の規定により、正会員のみなさまから総会議案への同意をいただきたく、お願いします。

（2）正会員全員から書面（電磁的媒体を可としていればFAXや電子メールも可）で同意を得る
（3）全員から同意を得たことを確認した後、議事録を作成する


★ 定款で「みなし総会」を認めていない場合
　みなし総会を認めていない場合は上記の手段が取れませんので、何らかの形で総会を開く必要があります。

【必要最少人数で開催する場合】
（1）正会員に議案書と開催通知文を送付します。

　（通知文例）本年度の当法人の総会を以下の通り開催します。なお、昨今の新型コロナウイルス感染症拡大の情勢を受け、出席に不安を感じられている方もいらっしゃるかと存じます。定款第〇〇条〇項の規定により、書面表決（各議案の賛否を書面にてお知らせいただく方法）もしくは表決委任（表決を他の代理人に任せる方法）が可能ですので、こちらをご利用ください。
※特定非営利活動促進法第2章第3節〝管理〟（https://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=410AC1000000007#E）もご参照ください。

（2）実出席は最小限としながらも、出席者と書面表決・委任表決をあわせて正会員総数の過半数以上として総会を開催する。この際、人と人の間隔を大きく取ったり、消毒用アルコールを用意したり、換気を十分におこなったり、といった対策を取りましょう。
　議長と議事録署名人になるべき人（多くの場合は定款で2名以上とされているかと思います）、3～4名以上は実出席が必要です。

（3）終了後、議事録を作成する

【ビデオ会議などを利用する場合】
　内閣府のQ&A（https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa）で触れられていますが、ビデオ会議方式で総会に参加することが認められています。
　映像や音声がスムーズにやり取りできるかどうか、画面の向こうから質疑などが受け付けられる状態になっているかどうかを確認してください。なお、議事録にはビデオ会議での参加者が何人かを記載しておく必要があります。

　「みなし総会」は正会員全員の同意が必要のため、正会員が多い団体ではハードルが高いといえます。最小限の出席と、書面表決・表決委任（いわゆる委任状ですね）を併用するのが現段階では現実的かと思われます。

★Covid-19の関係で事業報告書等の提出が遅れそうな場合
　これについても上記内閣府Q&Aで取り上げられていますが、今回のCovid-19は天災等と同じ扱いとされており、Covid-19が影響して、事業報告書等が期限までに間に合いそうにない場合はまず所轄庁に相談してください。

　以上。
　大変厳しい現状ですが、今は全員でこの困難を乗り越えるべく知恵を出し合ってまいりましょう！
　なお、文書の作成にあたっては和歌山県NPOサポートセンターさまの情報を参考にさせていただいております。ありがとうございます。